Toda empresa tem um caixinha, ou seja, um caixa pequeno (formalmente conhecido como fundo fixo).
A esse caixinha cabe o pagamento de pequenas despesas eventuais da empresa como xerox, lanche, uma compra pequena de mercado ou papelaria, motoboy e outras para as quais não são usados um cartão de débito ou outra forma de pagamento, pois são valores baixos ou mesmo pequenos reembolsos a funcionários que apresentam os cupons fiscais ou recibos relacionados as despesas. Cabe a empresa definir um valor mensal para esse caixa, e manter o registro de como e quando o dinheiro foi gasto. Em geral, para a maioria das empresas, o caixa é um valor fixo, baseado na média de despesas de meses anteriores.
No dia a dia da empresa, esse caixa fica sob a responsabilidade de algum colaborador de confiança, fora da tesouraria (ou contas a pagar) e a prestação de contas é feita em períodos que podem ser semanais, quinzenais ou mensais. Contabilmente, o caixa pequeno é uma conta do Balanço Patrimonial (BP) e por isso deve ter um controle rigoroso, para evitar a desorganização administrativa. Um dos desafios do caixinha é justamente mantê-lo em dia, visto que as despesas são pequenas e por isso, muitas vezes não se tem o devido cuidado coma documentação que comprova sua movimentação.
Para melhor gestão da empresa, pense no seu caixinha como um banco interno. E como toda movimentação bancária deve ser comprovada, guarde todos os registros em envelopes mensais – mas lembre-se que apenas notas ou cupons fiscais podem ser aceitos como documento contábil. Nada de recibos de papelaria!
Para acrescentar fundos no seu caixinha, use uma transferência bancária (retirada do banco, entrada no caixinha). E assim a cada mês reponha os fundos gastos. Ao final de cada mês, envie a planilha junto com os comprovantes, para seu contador e orgulhe-se de sua organização e boa gestão da empresa!
Para auxiliar na tarefa de controle do seu caixinha, recomendamos utilizar nosso Modelo de Planilha de Caixa Pequeno.
